Zapobiegaj pożarom zamiast je gasić

Dwight Eisenhower wypowiedział kiedyś bardzo mądre zdanie:

To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne.

Rzeczywiście większość ludzi ma spory problem z odpowiednim klasyfikowaniem zadań czy celów. W konsekwencji marnują czas nie wykorzystując go optymalnie. Macierz Eisenhower'a to jedno z najpopularniejszych narzędzi pomagających w klasyfikacji zadań i ustalaniu priorytetów. Można ją wykorzystywać zarówno do porządkowania bieżących zadań (nawet w połączeniu z metodologią GTD) jak i celów długoterminowych.

Macierz Eisenhower'a składa się z czterech pól, w których umieszczamy zadania lub cele w zależności od naszej subiektywnej oceny ich istotności i pilności. Zwróć uwagę na to, żeby przydzielając zadania klasyfikować je pod kątem Twojego rozwoju:

• zadanie ważne to takie, którego realizacja przyniesie Ci wymierne, mierzalne korzyści
• zadanie pilne to takie, którego realizacja powinna nastąpić tak szybko jak to tylko możliwe

Macierz należy "opróżniać" realizując zadania w określonej kolejności:

1. PILNE + WAŻNE

Zadania, które możesz wydelegować, przekaż innym. Pozostałe wykonaj w pierwszej kolejności.

2. NIEPILNE + WAŻNE

Zadania, którym powinieneś poświęcić najwięcej czasu i uwagi. To one kierują Twoim rozwojem osobistym.

3. PILNE + NIEWAŻNE

Staraj się nie dopuszczać do tworzenia zadań czy celów w tej ćwiartce. Zajmuj się nimi w ostateczności.

4. NIEPILNE + NIEWAŻNE

To miejsce na sprawy, którymi nie powinieneś się zajmować. Marnują Twój czas.

Macierz idealna

Idealna macierz ma rozbudowaną ćwiartkę 2 i nie posiada pozostałych :) Oczywiście sprawy zamieszczane w ćwiartce 1 najczęściej na nas po prostu spadają i nie mamy na nie większego wpływu. Warto jednak dążyć do tego, żeby minimalizować ryzyko ich pojawienia się. Lepiej zapobiegać pożarom niż je gasić.

Macierz Eisenhower'a jest również dobrym narzędziem do analizy. Warto wieczorem poświęcić 10 minut na umieszczenie w niej rozkładu dnia, najlepiej z informacją ile czasu zajęła Ci dana sprawa. Bardzo często nie zdajemy sobie sprawy z tego, że doba wcale nie jest za krótka - po prostu źle ją wykorzystujemy.