Skrzynka spraw przychodzących

Skrzynka jest pewnego rodzaju pojemnikiem dla spraw, którymi musimy się zająć. Przechowujemy w niej zapisane pomysły, zadania do wykonania, artykuły warte uwagi, rachunki do opłacenia, listy otrzymane pocztą, itd. Generalnie umieszczamy tam wszystko, co wymaga naszej uwagi, szczególnie rzeczy, które pojawiają się w momencie gdy pracujemy nad ważnym zadaniem - zamiast odrywać się od pracy wrzutkę instalujemy w skrzynce.

Fizycznie skrzynka spraw przychodzących może przyjąć formę teczki, "korytka", pudełka, itp. Odradzam skrzynki wirtualne w postaci programów komputerowych - trudno umieszcza się w nich np. rachunki telefoniczne czy artykuły z papierowych gazet. Ja preferuję skrzynkę mobilną, którą mieszczę w torbie na laptopa - jest to zatem teczka + zestaw samoprzylepnych karteczek.

Co zyskuję dzięki skrzynce?

Przede wszystkim porządek - wszystko czym powinienem się zająć znajduje się w jednym miejscu. Nie muszę pamiętać o niezapłaconych rachunkach, dokumentach do wysłania czy zakupach na kolację.

Analiza

Skrzynka spełnia swoją rolę gdy... jest pusta i do takiego stanu należy dążyć. W tym celu trzeba ją możliwie często analizować. GTD poświęca wiele uwagi temu procesowi. Postaram się go streścić. Na początek 2 istotne zasady:

1. Analizuj sprawy pojedynczo - nie zajmuj się kolejną jeśli nie zakończyłeś analizy poprzedniej.
2. Nigdy nie odkładaj niczego spowrotem do skrzynki - nie odkładaj analizy na później.

Proces analizy jest bardzo prosty:

1. Czy sprawa wymaga Twojego działania?

2a. Jeśli nie, masz 3 możliwości:

• przenieś ją do "listy spraw na kiedyś" (np. pomysły, artykuły do przeczytania)
• przenieś ją do archiwum (np. otrzymaną pocztą fakturę)
• wyrzuć do kosza

2b. Jeśli tak, masz 3 możliwości:

• jeśli działanie zajmie Ci mniej niż 2 minuty - w myśl zasady z poprzedniego tekstu: zrób to!
• wydeleguj zadanie/sprawę dla kogoś innego (jeśli oczekujesz informacji zwrotnej lub nadzorujesz to zadanie umieść je na "liście spraw oczekujących")
• zaplanuj realizację umieszczając zadanie w kalendarzu (jeśli możesz/musisz określić dokładny termin wykonania) lub umieść na "liście rzeczy wymagających działania"

W ten sposób możemy szybko opróżnić skrzynkę spraw przychodzących. Jak pewnie zauważyłeś w powyższym opisie wykorzystałem nazwy kilku dodatkowych list niezbędnych do działania całego systemu GTD. Postaram się opisać w najbliższym czasie każdą z nich dokładnie. Teraz krótkie podsumowanie metodologii GTD:

• Skrzynka spraw przychodzących. Przechowuje wszystkie sprawy, które wymagają Twojej uwagi. Wymaga częstej analizy.
• Lista rzeczy wymagających działania. Przechowuje sprawy, które wymagają Twojego działania.
• Lista spraw oczekujących. Przechowuje sprawy, które są wstrzymane i wymagają działania innych osób.
• Lista spraw na kiedyś. Przechowuje sprawy, którymi możesz się zająć w wolnym czasie.
• Archiwum. Miejsce, gdzie trafiają wszelkie istotne sprawy po zakończeniu prac nad nimi (rachunki, faktury, karty gwarancyjne, itp.).